Ejemplo de Proyecto de Implementación de las medidas de Alivio Covid
Ficha del proyecto
ObjetivoDesarrollo de adecuaciones en SAF5 para el manejo de las medidas de alivio los préstamos ante la emergencia provocada por el Covid-19
Fecha de Entrega10-jul-2020
Resultados Esperados - Parametrizar días de mora del cliente para la modalidad de atraso. - Dispensa de interés moratorio durante el periodo de emergencia. - Readecuar el plan de pagos de los préstamos en tres (3) cuotas ampliando la fecha de vencimiento del préstamo en la misma cantidad de meses. - Se crea una ficha de colocación como cuenta por cobrar (CXC) sin cálculo de intereses (a cada préstamo del cliente). - Al hacer los cierres del mes de abril, mayo, junio de 2020 el sistema carga las cuentas por cobrar con el valor de los intereses y seguro de las tres cuotas readecuadas.EstadoENTREGADO
Introducción
Desde el día que se publicaron las medidas de alivio a los clientes del Sistema financiero nacional, SAF Soluciones empezó a trabajar en el análisis y diseño para aplicar las mismas a su Sistema Financiero SAF5. Hemos estudiado estas medidas para determinar si les serviría contar con herramientas tecnológicas para ponerlas en práctica. Nos adelantamos a realizar esta labor pues sabemos que estamos contra el tiempo.
Es así que, en SAF Soluciones, hemos diseñado y estamos proponiendo las herramientas de software para aplicar estas medidas de alivio de forma general. Evitando así, pérdidas significativas y simplificando el proceso de readecuación que ya por naturaleza es altamente costoso y complejo. Con esta propuesta, buscamos ofrecer una solución integral, que incluye el análisis, pruebas y verificación de resultados para que la IFI alcance los objetivos de alivio sin incurrir en mayores pérdidas. Se realizaron varias conferencias con el cliente con el fin de brindarle la mayor información posible que le permitiera conocer los alcances y los beneficios que ofrece este desarrollo o herramienta.
Alcance
El proyecto incluye:
Adecuar el sistema para que la modalidad de atrasado sea parametrizable los días de mora, cambiando de 90 a 120.
Readecuar el plan de pagos de los préstamos.
Se amplía en tres (3) cuotas el plan de pagos de los préstamos. Esto va alterar la fecha de vencimiento también en tres meses más a la actual.
Se actualiza la ficha de los préstamos, cambiando la cantidad de cuotas únicamente en el plan de pagos y la fecha de vencimiento en la ficha del préstamo. La implicación legal de esto lo maneja la IFI comunicándose a sus clientes la medida aplicada.
En el plan de pagos, la cuota a pagar en el mes de marzo se mueve a junio, abril a julio y mayo a agosto, para los clientes activos.
En el plan de pagos, en los meses de marzo, abril y mayo se muestran únicamente los intereses y seguros con el valor de la cuota y cero amortización al capital.
Por cada uno de los préstamos se crea una nueva ficha de colocación denominada cuenta por cobrar (CXC) sin cálculo de intereses.
Al realizar los cierres de los meses de marzo, abril y mayo, el Sistema realiza un asiento contable para registrar en los ingresos los intereses devengados del mes y cuota de seguros. Ahora se ejecutará un proceso para hacer otro asiento contable mediante el cual, se cargan los intereses por cobrar a una cuenta CXC con fecha de vencimiento 30 días después de la fecha de vencimiento del préstamo original.
No incluido:
Desarrollo o adecuaciones no incluidas en la propuesta.
Visitas y/o capacitaciones no establecidas en el plan de trabajo.
Se omiten del proceso de readecuación los préstamos con las siguientes características:
Préstamos con frecuencia de pago con unidad de medida DIA (semanal, catorcenal (o bisemanal), quincenal)
Préstamos con frecuencia de pago al vencimiento (un solo pago de capital más intereses al vencimiento o un solo pago de capital al vencimiento con pagos mensuales de intereses).
Préstamos totalmente vencidos (expirada la fecha de vencimiento de la operación), incluidos los préstamos vencidos en el periodo de gracia antes de ejecutado el proceso de readecuación.
Préstamos en proceso judicial.
Préstamos castigados.
Préstamos cancelados y anulados.
Préstamos que durante el periodo de gracia no vencen cuotas.
Préstamos que durante el periodo de gracia solo vencen cuotas de intereses (cero amortizaciones de capital).
Cronograma
Mediante esta vista gráfica podemos observar como está planificado en forma de resumen el proyecto y tener un panorama de las fechas de entrega de cada uno de los entregables.
Actividades realizadas.
Análisis y diseño de programas
Esta actividad es la base desde la cual se parte para desarrollar una solución sistematizada para poder manejar las medidas de alivio. En la propuesta económica se definieron los lineamientos
Adecuar el sistema para que la modalidad de atrasado sea parametrizable los días de mora, cambiando de 90 a 120.
Readecuar el plan de pagos de los préstamos.
Se amplía en tres (3) cuotas el plan de pagos de los préstamos. Esto va alterar la fecha de vencimiento también en tres meses más a la actual.
Se actualiza la ficha de los préstamos, cambiando la cantidad de cuotas únicamente en el plan de pagos y la fecha de vencimiento en la ficha del préstamo. La implicación legal de esto lo maneja la IFI comunicándose a sus clientes la medida aplicada.
En el plan de pagos, la cuota a pagar en el mes de marzo se mueve de junio, abril a julio y mayo a agosto, para los clientes activos.
En el plan de pagos, en los meses de marzo, abril y mayo se muestran únicamente los intereses y seguros con el valor de la cuota y cero amortización al capital.
Por cada uno de los préstamos se crea una nueva ficha de colocación denominada cuenta por cobrar (CXC) sin cálculo de intereses.
Al realizar los cierres de los meses de marzo, abril y mayo, el Sistema realiza un asiento contable para registrar en los ingresos los intereses devengados del mes y cuota de seguros. Ahora se ejecutará un proceso para hacer otro asiento contable mediante el cual, se cargan los intereses por cobrar a una cuenta CXC con fecha de vencimiento 30 días después de la fecha de vencimiento del préstamo original.
Todo el proceso contable es necesario, para que quede constancia en el estado de cuenta del cliente, que la IFI le concedió esa ayuda. Las medidas de alivio van a aplicarse a todos los préstamos no vencidos de acuerdo al modelo propuesto. Al hacer las simulaciones, la IFI va a revisar los resultados, y si fuera necesario realizar algún ajuste al procedimiento, este se acuerda entre ambas partes. Los reportes y cifras de control necesarias para revisión y documentación se emitirán durante la ejecución del proceso de readecuación del préstamo.
Es necesario manejar la Cuenta por cobrar por el importe de los intereses de préstamos causados durante los meses de marzo, abril y mayo como un registro aparte. A continuación detallamos un ejemplo de cómo se verán los resultados una vez ejecutado el proceso de readecuación del plan de pagos. Primero podemos ver el préstamo en su estado original.
Los datos para esta simulación, son datos supuestos. Si La IFI quisiera trabajar con sus cifras reales, podría proporcionarnos sus datos de Cartera no atrasada al 28 de febrero y la tasa de interés promedio. la IFI tuviera una cartera de 100 millones de Lempiras en préstamos con requisitos para readecuar, colocados a una tasa de 18% anualY recibiera pagos mensuales por cuatro (4) m
Al ejecutar el proceso de readecuación las cuotas del mes de abril, mayo y junio son trasladadas a una cuenta por cobrar como se ve a continuación.
Capitalizando tal como lo recomienda la CNBS
El estado de cuenta quedará de la siguiente forma:
Para alcanzar este resultado, se ha segmentado las actividades en 2 entregables que quedan de la siguiente forma:
Entregable # 1: Suspensión y dispensa intereses moratorios, y la clasificación de un crédito atrasado a partir de los 120 días en mora.
Entregable # 2: Readecuación del plan de pagos, creación de la CXC, y transferencia de los intereses corrientes causados durante el periodo de no cobro a la CXC.
Actualización de datos del ambiente de pruebas.
Para poder hacer pruebas de funcionamiento y la validación del proceso es necesario actualizar los datos de la cartera para poder validar los resultados con cifras lo más reales posibles, por lo que se procedió a realizar las siguientes actividades:
Detener el cierre del 30 de Abril del 2020, el mismo queda pendiente para ejecutarse al ejecutar el proceso de readecuación de cartera en producción. Se puede seguir las operaciones de la institución con normal atención al cliente, con la única consideración que si se reciben pagos de clientes se debe hacer el cálculo de los intereses manualmente.
Generar un respaldo de base de datos el día 30 de Abril del 2020, este se ejecutó de forma remota a partir de las 5 pm que las operaciones ya habían finalizado.
Actualizar la base de datos del ambiente de pruebas con el respaldo obtenido del ambiente de producción previo al cierre del 30 de abril del 2020. Este proceso se ejecutó el 1 de mayo en el transcurso del día.
Desarrollo del Entregable 1
Unos de los programas que formar parte de este entregable son el cambio del parámetro de la modalidad atrasado, ya que actualmente estaba en 90 días como un valor constante, el mismo se debe modificar de forma que sea parametrizable, ya que el mismo hasta el 30 de septiembre del 2020, a las instituciones reguladas se les estableció cambiar a 120 días y una vez pasado esta fecha retornar al parámetro original de 90 días.
Al realizar el cambio en el parámetro de los productos de Colocaciones, pasando de 90 a 120 días en mora para reportar un crédito como “atrasado" en la contabilidad, se van a generar diferencias internas entre los saldos de las cuentas vigentes y atrasadas, esto debido a que cambia el estatus de varios préstamos que previamente se venían reportando como atrasados y ahora con el cambio efectuado pasan a vigentes sin haber registrado una transacción de abono al capital y manteniendo el mismo saldo. La IFI tendrá que realizar los ajustes correspondientes en el Libro diario de la contabilidad (sin afectar auxiliares) para resolver estas diferencias internas, una vez realizadas las partidas de ajustes, el sistema llevará el balance en los saldos de las cuentas como lo ha venido haciendo anteriormente.
Se desarrolló la entrada en el menú del módulo financiero, en la opción 5,86 Readecuación de cartera de préstamo. Esta como una opción independiente para que el administrador del sistema pueda manejar la seguridad del mismo, asignando los permisos al o los usuarios que realizaran el proceso.
Los procesos se encuentran seccionados por entregable, primero encontramos los programas de suspensión y dispensa de intereses, ambos son procesos separados pero relacionados por lo que quedaron dentro de una misma sección y luego el proceso de readecuación de préstamos.
1.1 Suspender cálculo de intereses
Esta opción como su título lo dice, permite suspender de forma masiva el cálculo de intereses moratorios hasta una fecha determinada, para ello se utiliza un archivo en formato Excel que solo contiene la columna préstamo y en ella se listan todos los préstamos a los que se le suspenderá el cobro de interés moratorio hasta la fecha indicada. El proceso consiste en cambiar en la ficha de los préstamos el campo ¿Cobra Mora? de “S” a “N” y se guarda el estado anterior y la fecha de vencimiento para que una vez que se llegue a esta el proceso de cierre diario devuelva el campo a su estado original. Adicionalmente se registra en el expediente del cliente la operación realizada, registrando el número de préstamo afectado y el lote en se incluyó para ser objeto del proceso.
Este proceso solicita un archivo en Microsoft Excel con el listado de los préstamos a los cuales se les aprobó hacer el cambio, esto puede ejecutarse en lotes diferentes con diferentes fechas de vigencias. Al momento de ejecutar el proceso se presiona el botón de "Validar y aplicar archivo", en este paso el proceso valida que los préstamos del archivo cumplan con ciertas condiciones por ejemplo que el préstamo esté activo con saldo actual mayor a cero. Realizadas las validaciones el sistema muestra un listado de préstamos que no cumplen con los criterios para suspender el cálculo de intereses moratorios y le muestra el mensaje consultando si desea continuar o no. Si continúa se procesan los préstamos que cumplen las condiciones y se muestra el correspondiente listado:
Al final se puede ver el resultado tanto en la ficha del cliente, en la pestaña de expediente y en la ficha del préstamo como se muestra a continuación.
1.2 Dispensar intereses causados.
Se puede presentar la situación de que en el periodo de gracia indicado se hayan causado intereses moratorios, para estos casos se creó esta opción. El saldo acumulado de intereses moratorios previo al periodo de gracia no se dispensa es decir todos los intereses cuya fecha es menor a la fecha inicial que se registra en esta opción.
El sistema en primera instancia genera un listado de los préstamos a los cuales se le va a hacer la dispensa de intereses moratorios causados, en este podemos ver la información básica del préstamos, así como la información del interés moratorio causado, cargado, a dispensar y cobrado. Este se puede ver como listado y el mismo se exporta como hoja de cálculo en MS Excel.
Una vez verificada la información de este listado y depurado los préstamos que no se les desee aplicar esta transacción se ejecuta el proceso de dispensar seleccionando el proceso de Aplicar listado, finalizado el proceso el sistema muestra un reporte
Estas transacciones se pueden ver de la siguiente forma en el estado de cuenta del préstamo:
Capacitación 1
Se hizo una capacitación en modalidad de videoconferencia, esta tipo de capacitaciones se hizo mediante Skype, se impartió el día viernes 05-may-2020 a las 2:00 p.m. con una duración de 1 horas participaron de la misma:
Asistente 1
Asistente 2
Asistente 3
Desarrollo del Entregable 2
Este entregable está orientado al desarrollo de las opciones de la readecuación del plan de pagos de los préstamos agregando mediante 4 subprocesos los cuales se identificaron cada uno en una sub opción.
2.1 Emitir listado de préstamos a readecuar
Esta opción permite la generación del listado de préstamos a los cuales se le realizará el proceso de readecuación del plan de pagos, el archivo se genera en formato MS Excel de acuerdo a los parámetros seleccionados y omitiendo las cuentas que no se manejan dentro del alcance del proyecto:
El sistema emite cuatro tipos de reportes en archivos de MS Excel, bajo los parámetros indicados en la sección de filtros, se genera en la carpeta de trabajo de usuario, que se encuentra en la siguiente dirección: C:\SAFTMP\USUARIO, estos sirven de insumo para crear el archivo que se va a cargar en la opción 2,2 importar y aplicar listado de préstamos a readecuar.
Cumplen con los filtros estándares especificados por el usuario. Este reporte sirve como base para generar el archivo a cargar simplemente tiene que copiar la columna préstamo a otro archivo Excel, en este archivo puede eliminar préstamos. No puede modificar información pues, así como se generó el listado será validado en el siguiente proceso.
No cumplen con los filtros estándares especificados por el usuario. Listado informativo de los préstamos que no cumplen con las condiciones especificadas por lo que no pueden ser sujetos de readecuación.
Cumplen con los filtros han recibido pagos en el periodo de gracia. Listado con la información de los préstamos que cumplen con las condiciones pero que el periodo de gracias recibió pagos es de utilidad pues sirve para tomar decisiones como la de revertir intereses moratorios si los hubiera, por ejemplo.
Cumple con lo filtros especificados por el usuario con frecuencia diferente a MES Listado de los préstamos que cumplen con las condiciones pero que la frecuencia de pago no es mensual, información relevante pues la empresa debe decidir qué tratamiento le dará a este tipo de préstamos en relación a las medias de alivio, ya que el proceso solo aplica para pagos con frecuencia mensual.
Puede generar los cuatro listados o cualquiera de ellos, solo marcando o desmarcando cada una de las opciones, después de hacer la selección presione el botón procesar para ejecutar el proceso.
2.2 Readecuar préstamos (plan de pagos)
Una vez generado el archivo en MS Excel con los préstamos a cargar (El archivo solo debe tener una columna: PRÉSTAMO con la lista de los préstamos a readecuar) esta información puede ser tomada del reporte que se generó la opción 2.1 y solo debe tener el encabezado y la lista de préstamos, recuerde que puede eliminar préstamos de esta lista, pero no agregar.
Este proceso primero valida los préstamos que se pueden ser readecuados y los que no, los mismos pueden consultarse con los botones de Pmos. Válidos y Pmos. No validos, luego se puede ejecutamos el proceso creando el nuevo plan de pagos, al finalizar el sistema nos muestra una pantalla en la cual se puede ver el plan original (a la izquierda con fondo blanco) y el plan nuevo ( A la derecha con fondo amarillo). Al presionar el botón de procesar se hace definitivo. Esta misma pantalla se puede ver con la sub opción 3.1 Consultar préstamos readecuados.
Al finalizar el proceso aparece un reporte con el listado de préstamos a los cuales se le readecuó el plan de pagos
2.3 Crear cuenta por cobrar.
Como su nombre lo dice esta opción lo que hace es crear una nueva cuenta dentro del módulo de colocaciones, por cada préstamo al cual se le readecuó el plan de pagos el sistema crea esta cuenta por cobrar al cliente ya sea con la misma clase que tiene el préstamo original o se puede seleccionar una nueva clase o producto con sus propios parámetros contables que calculo o no intereses y mora. Además de esta forma se pueden identificar estas cuentas y omitir de algunos informe
El sistema muestra el listado de préstamos con la cuenta original y la nueva cuenta a la que se le trasladará el saldo de intereses
La nueva ficha la podemos ver en la opción 1,5 Registro maestro de clientes en el perfil del cliente o en la opción 1.15 Colocaciones:
2.4 Transferir intereses y seguros a cuentas por cobrar
Al entrar a esta opción el sistema muestra una pantalla en la que se debe seleccionar el lote de préstamos readecuados al cual se le creó la cuenta por cobrar que aún está pendiente de transferir las cuotas de intereses y seguros del periodo de gracia:
Al procesar se muestra un reporte con la información del préstamo original, cantidad de cuotas a transferir, valor de cuotas de intereses, seguros 1 y seguro 2. Los datos de la cuenta destino y el cargo por el valor total.
El sistema al final mostrará un reporte de resumen y detalle de movimientos contables
En el estado de cuenta tanto de la cuenta original como de la nueva cuenta podemos ver la transacción
Capacitación 2:
Se hizo una capacitación en modalidad de videoconferencia, esta tipo de capacitaciones se hizo mediante Zoom, se impartió el día viernes 22-may-2020 a las 8:30 a.m. con una duración de 2 horas participaron de la misma:
Asistente 1
Asistente 2
Asistente 3
Validación del proceso
Una vez finalizada la capacitación de cada uno de los entregables, se hizo la actualización en el ambiente de pruebas con el siguiente procedimiento:
Generar actualización completa del sistema.
Aplicar la actualización completa del sistema en el servidor de pruebas de la IFI
Generar una copia de respaldo de la base de datos y almacenarla en el servidor de pruebas de base de datos
Hacer una prueba completa de verificación del proceso, incluyendo los cierres y validación de partidas y transacciones generadas por el sistema.
Restaurar la copia de la base de datos previa a las pruebas y validación interna de SAF Soluciones.
Enviar un correo al encargado del proyecto de la IFI, informando que el ambiente está listo para las pruebas
Validación 1
El día 14-may-2020 se le informó al administrador del proyecto por parte de la IFI, que se podía proceder a hacer la validación del primer entregable. El 22-may-2020 se finalizó la pruebas, dando el visto bueno ya que el proceso se finalizó con éxito, solo se tuvo un pequeño problema con el cambio del parámetro de 120 días para la modalidad de préstamos atrasados.
Validación 2
El día 25-may-2020 se le informó al administrador del proyecto por parte de la IFI, que se podía proceder a hacer la validación del segundo entregable. El día 05-jun-2020 se pauso la actividad de validación por solicitud de la IFI debido a que se tenía que trabajar en la entrega de información a la CNBS. El 24-jun-2020 Se finalizaron las pruebas de validación en la cual se nos reportaron algunos problemas los cuales fueron corregidos por SAF Soluciones.
Validación 3
El día 01-jul-2020 se instaló el paquete de actualización en el ambiente de pruebas, en dicho ambiente se hizo una última validación completa, en la misma se encontraron algunos problemas los cuales se fueron trabajando y corrigiendo por parte del departamento de Desarrollo de SAF Soluciones. Finalmente se nos envió un correo el 07-jul-2020 certificando el funcionamiento del proceso
Revisión de los listados de préstamos a readecuar. Revisado.
Readecuar préstamo (plan de pagos): Se verificó el cálculo de intereses al hacer la readecuación del plan, la fecha de vencimiento del préstamos y se validó que se el proceso aplica de manera correcta las cuotas de periodo de gracia.
Crear cuenta por cobrar: Se validó la creación de la cuenta por cobrar, revisando el traslado de intereses y que el número de CXC fuese la misma que los préstamos con planes de pago readecuados.
Transferir intereses: Se revisó y se reportó inconsistencia en este proceso. El día 07/07/2020, SAF Soluciones notificó que se corrigió en ambiente de pruebas. Al revisar el proceso se verificó que el traslado de intereses se efectúa de forma correcta.
Cambio de estatus a vigente de 90 a 120 días: Se realizó cierre de mes en ambiente de pruebas y se corroboró que los préstamos de 90 a 120 días se clasifican como VIGENTES.
Rehabilitación de cálculo de intereses moratorios: Se efectuó el cierre hasta el 3 de julio para verificar el cálculo de intereses moratorios en los préstamos que se había deshabilitado.
Salida a producción
Una vez dado el visto bueno por parte de la IFI se instaló en el ambiente de producción cada entregable
Entregable 1: Este se instaló en el ambiente de producción el 01-jun-2020
Entregable 2: Este se instaló en el ambiente de producción 08-jul-2020
Soporte post salida a producción
Una vez en producción se reportó un incidente mediante el centro de soporte, el caso SPRTSAF5-688 - ERROR AL MAYORIZAR MES DE JUNIO
Encontramos en el libro diario de la contabilidad veintisiete (27) partidas con inconsistencias, conteniendo estas partidas líneas de detalle con cuenta contable invalida (en blanco), por lo que, el proceso de mayorización no puede continuar y se aborta.
Las partidas son provenientes del módulo de colocaciones, creadas en forma automática por el proceso de cierre diario, para clasificar la cartera de créditos en cuentas de orden según su categoría de riesgo CNBS (proceso automático).
Estos registros con cuenta contable en blanco son producidos por cuarenta y siete (47) fichas de cuentas por cobrar sin categoría de riesgo (en blanco). Estas cuentas por cobrar también fueron creadas en forma automática por el proceso de readecuación de la cartera de riesgo. Aquí tenemos otra situación, estas cuentas por cobrar no deben ser tomadas en cuenta para la clasificación de los créditos en cuentas de orden, y si lo está haciendo el Sistema, por lo tanto, se tiene que revisar el proceso de cierre para omitir esta contabilización.
La solución se dividió en 3 pasos:
Se anularon las partidas con registros inválidos
Se corrigió la opción del cierre que crea las partidas de clasificación de créditos en cuentas de orden.
Se crearon nuevamente las partidas de clasificación con la configuración correcta.
Incidentes
En esta sección se definen actividades que por motivos fortuitos afectaron la programación de las actividades descritas en el plan de trabajo.
La Validación del proyecto de RCL.
Pausa en validación y cambio de fecha de salida a producción debido a compromisos de entrega de información regulatoria a CNBS.
Durante el proceso de validación se encontraron algunos problemas, lo cual generó un atraso en la salida a producción de este proyecto.
Para el mes de mayo, solo se pudo salir a producción con las adecuaciones de la primera fase o entregable, el segundo quedó para ejecutarse al cierre de junio.
Conclusiones
El objetivo de este proyecto es la implementación de readecuación de Planes de pago en los Préstamos manejados por el sistema SAF5, para el manejo de las medidas de alivio por la emergencia nacional, esto lo realizamos en base al cumplimiento del plan de trabajo del cual se realizaron exitosamente las siguientes actividades:
Análisis, diseño y desarrollo de adecuaciones al sistema SAF.
Actualización de la base de datos del ambiente de pruebas, para hacer validaciones con información reciente.
Instalación en el ambiente de pruebas en 2 entregables de las adecuaciones, comprendida de la siguiente forma, Entregable 1: Parametrización de días para modalidad contable de préstamos atrasados, la suspensión y dispensa de intereses moratorios. Entregable 2: Readecuación de plan de pagos de préstamos en periodo de gracia y listado de cuotas de intereses y seguros capitalizados a una cuenta por cobrar al cliente.
Capacitación sobre las adecuaciones realizadas al sistema.
Acompañamiento en proceso de validación y en el proceso definitivo de suspensión y dispensa de los intereses moratorios, readecuación de plan de pagos de préstamos en periodo de gracia, cuyo resultado fue un éxito.
Observaciones:
El informe se envía al encargado(a) del proyecto por parte de la IFI, para que este(a) haga la validación del mismo y apruebe o rechace el mismo. En caso de inconsistencia de cualquier tipo entre lo Ofrecido y lo entregado, el Producto se incluye dentro de la Garantía provista por el SASA y se repara sin costo adicional.